Mengajukan Makalah

Mengajukan makalah ke konferensi mungkin terasa menakutkan — terutama jika ini pertama kalinya Anda. Panduan ini memandu Anda melalui setiap langkah proses di Confychair, dari menemukan konferensi hingga menerima konfirmasi pengajuan. Ikuti satu langkah demi satu.

1. Menemukan Konferensi

Pergi ke www.confychair.org dan telusuri direktori konferensi. Anda dapat memfilter berdasarkan topik, tanggal, atau wilayah untuk menemukan konferensi yang relevan dengan pekerjaan Anda.

Biasanya, penyelenggara konferensi akan berbagi tautan langsung ke halaman konferensi kepada Anda — melalui email, mailing list, atau poster. Cara mana pun berhasil.

Halaman publik konferensi menampilkan semua yang Anda butuhkan sebelum memutuskan untuk mengajukan:

Call for Papers (CFP) — tema, ruang lingkup, dan topik yang dicari konferensi
Batas waktu pengajuan — tanggal dan waktu (dalam zona waktu lokal konferensi) di mana makalah Anda harus diajukan
Panduan pengajuan — batas halaman, persyaratan format, format file yang diterima
Daftar topik — bidang subjek yang dicakup konferensi

Halaman publik konferensi menampilkan bagian CFP, batas waktu pengajuan, dan daftar topik

Halaman publik konferensi. Daftar dulu untuk mengakses formulir pengajuan.

2. Sebelum Mengajukan

Sedikit persiapan sangat membantu. Sebelum mulai mengisi formulir, pastikan Anda menyiapkan hal-hal berikut:

Akun Confychair — jika belum memilikinya, daftar di confychair.org/register. Pendaftaran gratis dan hanya membutuhkan waktu sebentar.
File makalah Anda — periksa halaman konferensi untuk format file yang diperlukan (PDF atau DOCX, tergantung konferensi), batas halaman, dan persyaratan anonimisasi (beberapa konferensi mengharuskan Anda menghapus nama penulis dari file untuk review blind).
Informasi co-penulis — untuk setiap co-penulis, Anda memerlukan:
- Sapaan (opsional — mis. Dr., Prof.)
- Nama depan dan nama belakang
- Sufiks (opsional — mis. PhD, Jr.)
- Afiliasi institusi
- Detail afiliasi (opsional — mis. fakultas, departemen, lab)
- Alamat email
- Negara

Tips: Kumpulkan semua detail co-penulis sebelum memulai formulir. Memiliki semuanya siap akan membuat prosesnya jauh lebih lancar.

3. Memulai Pengajuan

Anda harus menjadi anggota konferensi terdaftar dengan peran Penulis (atau peran apa pun dengan izin SUBMIT_PAPERS) sebelum dapat mengajukan. Jika belum mendaftar, lakukan itu terlebih dahulu — lihat Mendaftar untuk Konferensi.

Setelah terdaftar dan masuk, buka konferensi dan cari tombol "Pengajuan Baru" di sidebar kiri. Klik untuk membuka formulir pengajuan.

Sidebar konferensi dengan tombol Pengajuan Baru yang disorot

Tombol Pengajuan Baru di sidebar konferensi. Di perangkat mobile, ketuk ikon menu untuk membuka sidebar terlebih dahulu.

Jika batas waktu pengajuan telah berlalu, formulir terbuka tetapi menampilkan peringatan dan dinonaktifkan. Penyelenggara dapat mengesampingkan ini dengan paksa-buka — jika Anda yakin seharusnya masih bisa mengajukan, hubungi mereka langsung.

4. Mengisi Formulir Pengajuan

Formulir pengajuan dibagi menjadi bagian-bagian bernomor. Bilah kemajuan di bagian atas menampilkan berapa banyak bagian yang selesai. Kerjakan secara berurutan — tombol kirim hanya aktif ketika semua bagian selesai dan Anda mencentang kotak konfirmasi di bagian bawah.

Formulir pengajuan lengkap menampilkan bagian bernomor, bilah kemajuan, dan tombol kirim

Formulir pengajuan. Bilah kemajuan menjadi amber sepenuhnya ketika semua bagian selesai.

Bagian 1 — Detail Makalah

Judul — Masukkan judul lengkap makalah Anda persis seperti yang muncul di dokumen.

Abstrak — Tempel abstrak Anda sebagai teks biasa. Jumlah kata ditampilkan di samping label kolom. Bilah kemajuan di bawah textarea berubah merah ketika Anda melebihi batas kata konferensi, dan formulir tidak akan mengizinkan Anda mengajukan.

Kata Kunci — Ketik kata kunci dan tekan Enter atau koma untuk menambahkannya. Anda juga dapat menempel daftar yang dipisahkan koma (mis. machine learning, NLP, deep learning) untuk menambahkan beberapa kata kunci sekaligus. Setidaknya satu kata kunci diperlukan.

Bagian Detail Makalah menampilkan kolom judul, textarea abstrak dengan bilah jumlah kata, dan input kata kunci

Bilah jumlah kata abstrak berubah merah saat batas terlampaui — formulir tidak dapat dikirimkan sampai kembali dalam batas.

Catatan: Batas kata abstrak ditetapkan oleh penyelenggara konferensi dan berbeda per konferensi. Periksa panduan konferensi untuk batas yang tepat.

Bagian 2 — Topik Penelitian

Pilih semua topik dari daftar yang telah ditentukan konferensi yang relevan dengan makalah Anda. Anda harus memilih setidaknya satu. Jika makalah Anda mencakup beberapa topik, pilih semua yang berlaku — ini membantu penyelenggara menugaskan reviewer yang tepat.

Topik muncul sebagai kartu yang dapat dipilih. Topik yang dipilih disorot.

Bagian Topik Penelitian menampilkan kartu topik yang dapat dipilih dengan beberapa kartu tersorot

Pilih semua topik yang relevan dengan makalah Anda. Kartu yang dipilih disorot dengan warna amber.

Bagian 3 — Penulis

Bagian ini mencantumkan semua orang yang berkontribusi pada makalah.

Entri Anda sendiri sudah diisi otomatis berdasarkan profil Confychair dan data pendaftaran Anda untuk konferensi ini. Tinjau dan perbarui kolom apa pun jika diperlukan.
Klik "Tambah Penulis" untuk setiap penulis tambahan.
Untuk setiap penulis, isi: sapaan (opsional), nama depan, nama belakang, sufiks (opsional), email, afiliasi, detail afiliasi (opsional), dan negara.
Tandai tepat satu penulis sebagai Penulis Koresponden — klik ikon bintang pada kartu penulis untuk menetapkannya. Penulis koresponden menerima komunikasi resmi dari konferensi.
Gunakan panah atas/bawah pada setiap kartu penulis untuk mengurutkan ulang penulis. Urutan di sini adalah urutan yang akan muncul di program.
Formulir memvalidasi bahwa:
- Semua email penulis unik (tidak ada duplikat)
- Anda (yang mengajukan) terdaftar sebagai salah satu penulis — email akun Anda harus muncul dalam daftar penulis
- Setidaknya satu penulis ditandai sebagai koresponden

Beberapa konferensi juga mengumpulkan kolom berikut pada setiap kartu penulis (kolom ini hanya muncul saat konferensi mengaktifkan mode kepatuhan penerbit):

ORCID — ORCID iD penulis (mis. 0000-0002-1825-0097). Bisa bersifat wajib.
Peran CRediT — peran kontribusi spesifik setiap penulis (mis. Konseptualisasi, Penulisan, Kurasi Data). Bisa bersifat wajib.

Kartu penulis menampilkan kolom nama, email, afiliasi, ikon bintang untuk penulis koresponden, dan panah pengurutan ulang

Kartu penulis. Klik bintang untuk menandai sebagai penulis koresponden. Gunakan panah di kanan untuk mengubah urutan.

Catatan: Setelah pengajuan diserahkan (bukan draft), kolom email untuk penulis yang ada dikunci. Alamat email tidak dapat diubah setelah diajukan untuk menjaga integritas verifikasi co-penulis. Anda masih dapat menambahkan co-penulis baru.

Catatan: Co-penulis akan menerima email otomatis untuk memverifikasi kontribusi mereka dan mengonfirmasi afiliasi mereka setelah pengajuan selesai.

Bagian 4 — Deklarasi AI & Etika

Bagian ini selalu berisi dua item:

Kotak centang penggunaan AI — Centang ini jika Anda menggunakan alat AI Generatif (seperti ChatGPT) untuk menyusun, menulis ulang, atau menghasilkan konten. Jika dicentang, kolom teks muncul di mana Anda harus mendeskripsikan bagaimana AI digunakan (mis. "ChatGPT digunakan untuk meningkatkan tata bahasa dan alur terjemahan bahasa Inggris").
Persetujuan AI penyelenggara — Anda harus mencentang kotak ini untuk mengakui bahwa penyelenggara dapat menggunakan alat AI untuk pemeriksaan kemiripan, bantuan penugasan reviewer, atau ringkasan konten. Kotak ini wajib dan formulir tidak dapat dikirimkan tanpanya.

Bagian Deklarasi AI & Etika menampilkan kotak centang penggunaan AI, textarea pengungkapan, dan kotak centang persetujuan AI penyelenggara

Panel deklarasi AI. Kolom teks pengungkapan hanya muncul saat kotak centang penggunaan AI dicentang.

Beberapa konferensi mengaktifkan mode kepatuhan penerbit, yang menambahkan sub-bagian tambahan di bawah kolom AI. Sub-bagian ini hanya muncul jika diaktifkan oleh penyelenggara:

Etika — Kotak centang untuk menyatakan apakah penelitian Anda memerlukan persetujuan etika. Jika dicentang, kolom muncul untuk nomor referensi persetujuan dan pernyataan etika.
Pendanaan — Deklarasikan sumber pendanaan (nama pemberi dana + nomor hibah). Centang "No funding was received" jika tidak ada.
Deklarasi — Kolom dropdown untuk pernyataan Konflik Kepentingan, Ketersediaan Data, dan Ketersediaan Kode, beserta kotak centang persetujuan untuk data peserta dan publikasi.

Bagian 5 — File Makalah

Bagian ini muncul setelah deklarasi AI dan selalu ada untuk konferensi pengajuan langsung. Untuk konferensi abstrak-dahulu, hanya muncul setelah abstrak Anda diterima (lihat Bagian 6 di bawah).

Klik zona drop file atau seret dan lepas file makalah Anda. Format yang diterima (PDF atau DOCX) ditampilkan di zona drop. Setelah memilih file, formulir menampilkan nama dan ukuran file.

5. Mengajukan

Di bagian bawah formulir, centang kotak "Saya mengonfirmasi semua informasi sudah benar". Ini diperlukan sebelum tombol kirim menjadi aktif.

Kartu ringkasan kecil muncul menampilkan jumlah penulis, topik, dan kata kunci yang telah Anda masukkan.

Daftar periksa validasi muncul jika ada item wajib yang masih belum lengkap:

Judul, Abstrak & Kata Kunci
Setidaknya 1 topik dipilih
Info penulis lengkap
Email penulis unik
Pengajuan harus menjadi penulis
Penulis koresponden ditugaskan
Deklarasi AI & Etika selesai
File makalah diunggah (jika berlaku)

Daftar periksa validasi menampilkan item selesai dan belum selesai di atas bilah kirim yang ditempel

Daftar periksa memberi tahu Anda dengan tepat apa yang masih kurang. Item dengan tanda centang hijau sudah selesai; item merah masih perlu diperhatikan.

Setelah semua item selesai dan Anda mencentang kotak konfirmasi, klik tombol kirim. Label tombol berubah berdasarkan konteks Anda:

Konteks	Label tombol
Pengajuan baru hanya dengan abstrak	Kirim Abstrak
Pengajuan baru dengan file makalah	Kirim Makalah
Mengedit — hanya metadata yang berubah	Perbarui Metadata
Mengedit — metadata dan file berubah	Perbarui Metadata & File

Untuk pengajuan baru, mengklik tombol langsung mengirimkan.

Untuk pengeditan, dialog konfirmasi muncul terlebih dahulu. Dialog ini menampilkan kolom yang berubah dan kolom Ringkasan Perubahan opsional di mana Anda dapat mencatat apa yang direvisi secara singkat (mis. "Memperbaiki afiliasi penulis dan memperbarui abstrak"). Klik Konfirmasi di dialog untuk menyimpan pembaruan.

Dialog konfirmasi pembaruan menampilkan daftar kolom yang berubah dan textarea Ringkasan Perubahan opsional

Dialog pembaruan. Ringkasan Perubahan bersifat opsional namun membantu Anda dan penyelenggara melacak apa yang direvisi.

Setelah mengirimkan, Confychair akan:

Menetapkan nomor pengajuan (mis. SUB-42) pada pengajuan Anda.
Mengarahkan Anda ke halaman detail pengajuan dengan nomor pengajuan dan ringkasan status Anda.
Mengirim email konfirmasi kepada Anda dan semua co-penulis yang terdaftar.

Simpan nomor pengajuan Anda — Anda akan membutuhkannya jika menghubungi penyelenggara dengan pertanyaan.

6. Konferensi Abstrak-Dahulu (Pengajuan 2 Tahap)

Beberapa konferensi menggunakan proses dua tahap:

Tahap 1 — Pengajuan abstrak: Ajukan judul, abstrak, kata kunci, topik, penulis, dan deklarasi AI sebelum batas waktu abstrak. Anda belum memerlukan file makalah lengkap. Formulir menampilkan pemberitahuan informatif: "Konferensi ini menggunakan review abstrak-dahulu. Unggah makalah lengkap Anda setelah abstrak Anda diterima."
Tahap 2 — Pengajuan makalah lengkap: Setelah penyelenggara meninjau dan menerima abstrak Anda, formulir pengajuan tersedia untuk Anda mengunggah makalah lengkap.

Jika konferensi menggunakan proses ini, formulir pengajuan akan jelas menunjukkan tahap mana yang saat ini terbuka, dan Anda akan melihat batas waktu abstrak dan makalah terpisah di halaman "Pengajuan Saya".

Catatan: Diundang untuk mengajukan makalah lengkap setelah tahap abstrak tidak menjamin penerimaan — makalah lengkap tetap melalui peer review.

7. Mengedit Setelah Pengajuan

Anda dapat memperbarui pengajuan Anda — termasuk mengganti file makalah — selama statusnya dalam keadaan yang dapat diedit. Klik tombol tindakan di spanduk status atau navigasikan langsung ke halaman edit.

Lihat Melacak Pengajuan Anda — Mengedit untuk referensi pengeditan lengkap, termasuk status mana yang mengizinkan pengeditan dan apa yang terjadi saat Anda mengajukan revisi.

8. Konfirmasi Pengajuan

Setelah pengajuan berhasil, Anda diarahkan ke halaman detail pengajuan. Halaman menampilkan:

Nomor pengajuan Anda (mis. SUB-42)
Spanduk status yang menunjukkan tahap saat ini
Stepper kemajuan yang menunjukkan posisi Anda dalam pipeline review
Detail makalah Anda (judul, abstrak, kata kunci, topik)
Daftar penulis Anda
Riwayat revisi

Halaman detail pengajuan menampilkan nomor pengajuan, spanduk status, stepper, dan tab detail makalah

Halaman detail pengajuan Anda. Spanduk status dan stepper diperbarui seiring perkembangan konferensi.

Email konfirmasi juga dikirimkan kepada Anda dan semua co-penulis. Jika Anda tidak menerima email dalam beberapa menit, periksa folder spam dan pastikan alamat email di akun Anda sudah benar.

Selesai! Sekarang Anda dapat melacak kemajuan pengajuan — lihat Melacak Pengajuan Anda untuk apa yang terjadi selanjutnya.