Mengelola Dokumen & Sertifikat

Confychair memungkinkan Anda mendesain template dan menerbitkan dokumen resmi — surat penerimaan, sertifikat kehadiran, sertifikat presenter, sertifikat reviewer, dan kartu ID — langsung dari dasbor penyelenggara. Semua dokumen diverifikasi QR dan dapat diunduh oleh penerima sebagai PDF.

Jenis Dokumen

Tipe	Untuk
Surat Penerimaan Makalah	Penulis makalah yang diterima
Surat Penerimaan Abstrak	Penulis yang abstraknya diterima
Surat Undangan	Penulis atau peserta yang membutuhkan surat dukungan visa
Sertifikat Presenter	Penulis yang mempresentasikan makalah
Sertifikat Kehadiran	Peserta terdaftar
Sertifikat Reviewer	Reviewer yang mengevaluasi makalah
Sertifikat Panitia	Anggota panitia penyelenggara
Kartu ID	Lencana konferensi / kartu lanyard

Surat menggunakan editor teks kaya dengan interpolasi variabel. Sertifikat dan Kartu ID menggunakan desainer kanvas drag-and-drop visual dengan gambar latar belakang kustom.

Membuat Template

Pergi ke Kelola → Pengaturan → Template dan klik Template Baru.

Pengaturan Dasar

Kolom	Deskripsi
Nama	Label internal (mis. "Surat Penerimaan EN 2026")
Jenis dokumen	Salah satu dari 8 jenis di atas
Ukuran halaman	A4 atau Letter AS (sertifikat/surat); Kartu ID menggunakan CR80 secara otomatis
Orientasi	Potret atau Lanskap
Aktif	Toggle aktif untuk membuat template dapat dipilih saat menerbitkan; toggle nonaktif untuk draft tanpa mempublikasikan

Mendesain Surat

Untuk jenis surat (Undangan, Surat Penerimaan), isi ditulis dalam editor teks kaya yang mendukung judul, paragraf, daftar, dan format inline.

Gunakan sintaks {{variabel}} untuk menyisipkan konten dinamis yang diselesaikan per penerima saat diterbitkan:

Variabel	Diselesaikan menjadi
`{{fullName}}`	Nama lengkap penerima dengan sapaan dan sufiks
`{{affiliation}}`	Institusi penerima
`{{paperTitle}}`	Judul makalah yang diterima
`{{authors}}`	Semua nama penulis
`{{authorAffiliations}}`	Semua afiliasi penulis
`{{conferenceName}}`	Nama konferensi lengkap
`{{conferenceShortName}}`	Nama singkat / akronim konferensi
`{{startDate}}` / `{{endDate}}`	Tanggal konferensi
`{{city}}`	Kota konferensi
`{{websiteUrl}}`	URL website konferensi
`{{date}}`	Tanggal penerbitan (diisi otomatis saat diterbitkan)
`{{documentRef}}`	Nomor referensi dokumen unik

Mendesain Sertifikat atau Kartu ID

Unggah gambar latar belakang (JPG atau PNG) — ini menjadi dasar desain sertifikat Anda. Gambar biasanya merupakan bingkai sertifikat yang telah didesain sebelumnya yang diekspor dari alat grafis.

Gunakan desainer kanvas untuk menempatkan kolom teks dan elemen khusus di atas latar belakang:

Kolom yang tersedia (bervariasi berdasarkan jenis dokumen):

Kolom	Deskripsi
`fullname`	Nama lengkap penerima
`affiliation`	Institusi penerima
`papertitle`	Judul makalah (hanya sertifikat presenter)
`conferencename`	Nama konferensi lengkap
`conferenceshortname`	Akronim / nama singkat
`date`	Tanggal penerbitan
`documentref`	Nomor referensi unik
`role`	Peran konferensi (peserta, reviewer, dll.)
`member_number`	Nomor anggota berurutan
`photo`	Foto profil (hanya kartu ID)
`qr`	Kode QR yang tertaut ke halaman verifikasi publik

Menata setiap kolom:

Seret untuk memposisikan ulang — panduan snapping membantu menyelaraskan kolom
Atur keluarga font (Inter, Roboto, Playfair Display, Montserrat, Courier Prime, Dancing Script)
Atur ukuran font, tebal, miring, warna teks, dan perataan
Ubah ukuran lebar dengan menyeret tepi kolom

Semua posisi disimpan sebagai persentase — desain diskalakan dengan benar di berbagai ukuran cetak.

Klik Pratinjau untuk melihat tampilan sertifikat dengan data placeholder sebelum menyimpan.

Menerbitkan Dokumen

Penerbitan Tunggal

Pergi ke Kelola → Dokumen dan klik Terbitkan Dokumen.

Pilih jenis dokumen
Pilih template (hanya template aktif dari jenis tersebut yang ditampilkan)
Pilih penerima:
- Surat dan sertifikat presenter → pilih pengajuan (penerima adalah penulis yang mengajukan atau penulis koresponden)
- Sertifikat presenter → pilih juga co-penulis mana yang menerima salinan
- Sertifikat kehadiran, reviewer, panitia → pilih anggota konferensi
Klik Terbitkan

documentRef unik dihasilkan secara otomatis (format: 001/ACA/ICAI-2026/2026). Dokumen disimpan segera — tidak ada email yang dikirim secara otomatis.

Penerbitan Massal (Pengajuan)

Dari tabel Kelola → Pengajuan:

Pilih pengajuan yang ingin Anda terbitkan dokumennya (kotak centang)
Klik Terbitkan Dokumen di toolbar tindakan massal
Pilih jenis dan template
Konfirmasi

Jenis yang valid untuk penerbitan massal pengajuan: Surat Penerimaan Makalah, Surat Penerimaan Abstrak, Surat Undangan, Sertifikat Presenter.

Penerbitan Massal (Anggota / Peserta)

Dari Kelola → Anggota:

Pilih anggota (kotak centang)
Klik Terbitkan Dokumen di toolbar tindakan massal
Pilih jenis dan template

Jenis yang valid: Sertifikat Kehadiran, Sertifikat Panitia.

Penerbitan Massal (Reviewer)

Dari Kelola → Reviewer:

Pilih reviewer (kotak centang)
Klik Terbitkan Sertifikat di toolbar tindakan massal
Pilih template

Ini menerbitkan Sertifikat Reviewer ke semua reviewer yang dipilih.

Mengelola Dokumen yang Diterbitkan

Pergi ke Kelola → Dokumen untuk melihat semua dokumen yang diterbitkan untuk konferensi Anda.

Tabel memiliki empat tab: Semua, Surat, Sertifikat, Kartu ID.

Setiap baris menampilkan: referensi dokumen, jenis, nama penerima, template yang digunakan, dan tanggal penerbitan.

Mencabut Dokumen

Untuk mencabut satu dokumen, gunakan menu Tindakan pada barisnya dan klik Cabut. Untuk mencabut beberapa dokumen, pilih mereka dan gunakan tindakan massal Cabut.

Dokumen yang dicabut dihapus dari daftar dokumen penerima dan halaman verifikasi QR menampilkan "Dokumen Tidak Ditemukan".

Mengekspor

Klik Ekspor untuk mengunduh CSV dari semua dokumen yang diterbitkan (atau hanya baris yang dipilih). Kolom: Referensi, Tipe, Penerima, Template, Tanggal Penerbitan.

Cara Penerima Mengakses Dokumen Mereka

Penerima menemukan dokumen mereka di Konferensi → [Konferensi] → Dokumen di sidebar dasbor konferensi mereka. Setiap dokumen muncul sebagai kartu dengan jenis, nomor referensi, dan tombol Lihat PDF.

PDF dihasilkan sesuai permintaan dari snapshot yang tersimpan — tidak ada file yang dipra-render atau dikirim melalui email. Untuk memberi tahu penerima, kirimkan email atau posting pengumuman yang mengarahkan mereka ke bagian Dokumen.

Verifikasi Dokumen Publik

Setiap dokumen yang diterbitkan berisi kode QR. Memindainya membuka halaman verifikasi publik di confychair.org/documents/[id] yang menampilkan:

Jenis dokumen dan nomor referensi
Nama penerima
Judul makalah (jika berlaku)
Nama dan tanggal konferensi
Tanggal penerbitan

Tidak diperlukan login untuk memverifikasi. Ini memungkinkan pihak eksternal (jurnal, pemberi kerja, kantor visa) mengonfirmasi keaslian dokumen.