Mengelola Pengajuan

Panduan ini menjelaskan cara melihat, memfilter, dan bertindak atas pengajuan makalah di konferensi Anda. Anda memerlukan peran Penyelenggara atau Co-Penyelenggara (atau peran apa pun dengan izin VIEW_ALL_SUBMISSIONS) untuk mengakses fitur-fitur ini.

1. Mengakses Tabel Pengajuan

Buka konferensi Anda dari dasbor.
Di navigasi konferensi, pergi ke Kelola → Pengajuan.

Anda akan melihat tabel yang mencantumkan semua pengajuan yang dibuat ke konferensi Anda. Data tabel di-cache dan menampilkan stempel waktu "terakhir diperbarui" di kanan atas. Gunakan tombol Perbarui untuk memaksa sinkronisasi data jika Anda membutuhkan status terbaru.

Tabel manajemen pengajuan menampilkan filter, bilah pencarian, dan daftar pengajuan dengan lencana status

Tabel manajemen pengajuan. Gunakan tab dan filter di bagian atas untuk mempersempit tampilan.

2. Fitur Tabel Pengajuan

Tab Status

Tab di bagian atas tabel mengelompokkan pengajuan berdasarkan status saat ini. Setiap tab menampilkan pil jumlah pengajuan dalam keadaan tersebut:

Tab	Yang ditampilkan
Semua	Setiap pengajuan (semua status digabungkan)
Tertunda	Diajukan tetapi belum ada reviewer yang ditugaskan
Dalam Review	Setidaknya satu reviewer ditugaskan (Ronde 1)
Ronde N	Pengajuan dalam ronde review tertentu (muncul saat multi-ronde review aktif)
Menunggu Penulis	Penulis harus mengunggah versi yang direvisi
Diterima	Penyelenggara membuat keputusan terima akhir
Ditolak	Penyelenggara membuat keputusan tolak akhir
Dicabut	Penulis mencabut pengajuan

Mengklik tab mengatur ulang semua filter dan kembali ke halaman 1.

Pemfilteran

Toolbar (di atas kolom tabel) menyediakan beberapa filter. Filter yang tersedia berubah per tab:

Filter	Muncul di
Popover multi-pilih Topik	Semua tab
Popover multi-pilih Status	Tab Semua, Tertunda, Dalam Review, Menunggu Penulis, Ditolak
Tombol toggle Semua Review Masuk / Review Tertunda / Belum Ditugaskan	Tab Dalam Review dan Ronde N
Tombol toggle Ada COI	Sebagian besar tab (tidak Tertunda)

Tombol ghost Hapus muncul di ujung kanan toolbar kapan pun filter aktif. Ini mengatur ulang semua filter aktif sekaligus.

Pencarian

Kotak pencarian memungkinkan Anda mencari berdasarkan judul pengajuan, nomor pengajuan (mis. SUB-042), nama penulis, email penulis, afiliasi penulis, atau nama topik. Hasil diperbarui saat Anda mengetik.

Perbarui dan Cache

Data tabel di-cache di sisi server. Stempel waktu "Terakhir diperbarui N menit lalu" ditampilkan di samping tombol Perbarui. Klik Perbarui untuk mengambil data terbaru dari database dan memuat ulang halaman.

Ekspor ke CSV

Klik Ekspor untuk mengunduh CSV dari semua pengajuan yang saat ini terlihat di tabel (mengikuti tab dan filter aktif Anda). Jika Anda telah memilih baris, hanya baris yang dipilih yang diekspor.

CSV mencakup: nomor pengajuan, judul, penulis, penulis koresponden, email koresponden, afiliasi, topik, status, file diunggah, versi file, reviewer yang ditugaskan, review yang diserahkan, skor rata-rata, tanggal diajukan, dan tanggal terakhir diperbarui. Karakter non-ASCII (nama Indonesia, huruf beraksen) ditangani dengan benar untuk Excel.

3. Status Pengajuan Dijelaskan

Confychair mendukung alur pengajuan dua tahap (abstrak-dahulu) dan review multi-ronde. Status dikelompokkan berdasarkan fase:

Fase abstrak (hanya terlihat jika konferensi Anda memiliki batas waktu abstrak):

Status	Arti
Draft	Penulis menyimpan draft namun belum mengajukan. Draft tersembunyi dari tabel utama.
Abstrak Diajukan	Penulis mengajukan abstrak. Menunggu keputusan Anda.
Abstrak Diterima	Anda menerima abstrak. Penulis sekarang dapat mengajukan makalah lengkap mereka.
Abstrak Ditolak	Anda menolak abstrak.
Abstrak Perlu Revisi	Anda meminta penulis merevisi abstrak mereka.

Fase makalah:

Status	Arti
Diajukan	Makalah lengkap diajukan, belum ada reviewer yang ditugaskan.
Dalam Review	Setidaknya satu reviewer ditugaskan.
Menunggu Penulis	Anda meminta revisi. Penulis harus mengunggah versi baru.
Perlu Koreksi	Koreksi minor diminta setelah penerimaan.
Diterima	Keputusan terima akhir. Penulis telah diberitahu.
Ditolak	Keputusan tolak akhir. Penulis telah diberitahu.

Catatan: Penulis hanya melihat pengajuan mereka sendiri dan status saat ini. Mereka tidak dapat melihat pengajuan penulis lain atau komentar reviewer kecuali Anda memilih untuk berbagi skor.

4. Melihat Pengajuan Secara Detail

Klik judul pengajuan di tabel untuk membuka lembar detail pengajuan di sisi kanan layar.

Lembar detail pengajuan menampilkan judul, abstrak, daftar penulis, tautan file yang diunggah, dan ringkasan skor review

Lembar detail pengajuan. Reviewer yang ditugaskan muncul di bagian Reviewer.

Lembar detail menampilkan:

Nomor pengajuan (mis. SUB-042) dan lencana status
Judul dan tanggal pengajuan
Topik/track sebagai tag
Daftar penulis — nama (dengan sapaan dan sufiks), afiliasi, penanda penulis koresponden, dan status verifikasi email
Reviewer yang ditugaskan — nama, email, dan status review (Diserahkan / Tertunda) per reviewer
Manuskrip — file yang diunggah dengan tombol Pratinjau PDF dan tombol Unduh. Ukuran file ditampilkan.

5. Membuat Keputusan

Ubah status pengajuan dari dalam menu Tindakan baris pengajuan (ikon tiga titik di kanan baris).

Transisi status yang tersedia bergantung pada status saat ini dan tab. Dialog perubahan status massal (lihat Bagian 6) menyediakan daftar lengkap semua status target yang memungkinkan dikelompokkan berdasarkan fase (Fase Abstrak dan Fase Makalah).

Catatan: Penulis menerima email otomatis dan notifikasi push saat keputusan disimpan. Gunakan ini dengan hati-hati — setiap perubahan status memicu notifikasi baru.

6. Tindakan Massal

Pilih beberapa pengajuan menggunakan kotak centang di kiri setiap baris. Kotak centang di header kolom memilih semua baris di halaman saat ini. Setelah baris dipilih, bilah tindakan massal muncul di bagian bawah tabel.

Tindakan massal yang tersedia:

Tindakan	Siapa yang dapat menggunakannya	Yang dilakukan
Ubah Status	Penyelenggara dengan `MANAGE_SUBMISSIONS`	Membuka dialog untuk mengatur semua pengajuan yang dipilih ke status yang sama (status fase abstrak atau makalah).
Penugasan Otomatis	Penyelenggara dengan `MANAGE_SUBMISSIONS`	Membuka dialog Penugasan Otomatis untuk menugaskan reviewer ke semua pengajuan yang dipilih sekaligus (lihat Bagian 7). Hanya muncul jika ada reviewer di konferensi.
Terbitkan Dokumen	Penyelenggara dengan `MANAGE_SUBMISSIONS`	Membuka dialog penerbitan dokumen massal untuk menghasilkan sertifikat atau surat untuk semua pengajuan yang dipilih. Hanya muncul jika template dokumen ada.
Hapus	Hanya admin sistem	Menghapus permanen pengajuan yang dipilih.

Pemilihan baris dibersihkan otomatis setelah perubahan tab atau setelah tindakan massal berhasil.

7. Menugaskan Reviewer dari Tabel Pengajuan

Anda dapat menugaskan reviewer ke pengajuan individual langsung dari halaman ini tanpa pergi ke halaman Reviewer.

Temukan pengajuan di tabel.
Klik tombol Tugaskan Reviewer (ditampilkan di kolom reviewer, atau melalui menu Tindakan).
Lembar Tugaskan Reviewer terbuka di sisi kanan.

Di lembar Tugaskan Reviewer:

Reviewer yang saat ini ditugaskan terdaftar di bagian atas, masing-masing menampilkan nama, beban kerja (jumlah makalah), dan tanggal jatuh tempo per penugasan yang dapat Anda edit secara langsung.
Reviewer yang tersedia ditampilkan di bawah, diurutkan berdasarkan skor kecocokan topik (berapa banyak topik pengajuan yang tumpang tindih dengan keahlian yang dinyatakan reviewer) kemudian berdasarkan beban kerja.
Lencana peringatan COI muncul di samping reviewer mana pun yang memiliki konflik kepentingan dengan penulis pengajuan ini.
Cari reviewer berdasarkan nama, keahlian, atau afiliasi.
Klik Tugaskan pada reviewer mana pun untuk menambahkannya. Klik Batalkan Tugas untuk menghapus penugasan yang ada.
Sarankan N reviewer memilih otomatis reviewer berperingkat teratas (berdasarkan kecocokan topik dan beban kerja) dan menugaskan mereka dalam satu klik.

Target minimum reviewer (dikonfigurasi dalam pengaturan konferensi) ditampilkan sebagai panduan. Sistem akan memperingatkan jika Anda di bawah angka ini, tetapi tidak akan memblokir Anda.

Untuk penugasan otomatis massal di beberapa pengajuan sekaligus, gunakan tindakan massal Penugasan Otomatis (lihat Bagian 6).

8. Cabut dan Aktifkan Kembali

Penyelenggara dengan MANAGE_SUBMISSIONS dapat mencabut pengajuan apa pun. Pengajuan yang dicabut pindah ke tab Dicabut dan tidak lagi dipertimbangkan untuk review.

Jika pengajuan dicabut karena kesalahan, gunakan Aktifkan Kembali dari menu Tindakan untuk memulihkannya ke status sebelumnya.