Mengelola Faktur
Confychair menghasilkan faktur untuk pendaftaran konferensi berbayar dan pengajuan makalah. Panduan ini mencakup cara membuat, mengirim, melacak, dan mengelola faktur dari dasbor penyelenggara.
Pengaturan Pembayaran
Pengaturan utama:
| Pengaturan | Deskripsi |
|---|---|
| Rekening bank | Tambahkan rekening bank untuk transfer manual. Satu per mata uang |
| Penanggung biaya default | Siapa yang membayar biaya platform — Penerima (ditambahkan ke total mereka) atau Penyelenggara (dipotong dari pembayaran Anda) |
| Mode pengiriman default | Pembayaran Online, Transfer Bank, atau Fleksibel (biarkan penerima memilih) |
| Paket | Biaya Platform |
|---|---|
| Gratis | 3% |
| Trial / Pro | 2% |
| Enterprise | 1% |
Biaya diambil snapshot saat pembuatan faktur — mengubah paket Anda nanti tidak memengaruhi faktur yang ada.
Status Faktur
| Status | Arti |
|---|---|
| Draft | Dibuat tapi belum dikirim — hanya Anda yang dapat melihatnya |
| Dikirim | Terkirim ke penerima — menunggu pembayaran |
| Dibayar | Pembayaran dikonfirmasi (webhook gateway atau penandaan manual) |
| Dibatalkan | Dibatalkan oleh penyelenggara — tidak diperlukan pembayaran |
| Dikembalikan | Pengembalian dana manual diproses |
Daftar Faktur
Bagian atas halaman menampilkan ringkasan statistik per mata uang: total jumlah yang belum dibayar, total yang dibayar, dan jumlah untuk setiap status.
Tabel menampilkan: referensi faktur, nama dan email penerima, status, total, tanggal jatuh tempo, dan tanggal dibuat. Gunakan bilah pencarian untuk menemukan faktur berdasarkan nama penerima, email, atau nomor referensi.
Membuat Faktur
Otomatis (dari pendaftaran)
Saat Anda menyetujui anggota dengan paket berbayar, Confychair membuat dan mengirim faktur secara otomatis. Anda juga dapat membuatnya secara manual dari lembar detail anggota:
- Buka Kelola → Anggota
- Klik nama anggota untuk membuka lembar detail mereka
- Pergi ke tab Faktur
- Klik Buat Faktur — ini membuat dan mengirim faktur segera
Otomatis (dari pengajuan)
Manual
Untuk membuat faktur kustom:
- Pergi ke Kelola → Faktur → Faktur Baru
- Pilih penerima (dari anggota terdaftar)
- Tambahkan item baris — pilih tipe untuk masing-masing:
- Pendaftaran Peserta — ditautkan ke anggota konferensi
- Pendaftaran Presenter — ditautkan ke pengajuan
- Add-on — untuk ekstra (prosiding, workshop, dll.)
- Kustom — deskripsi dan jumlah bebas
- Atur tanggal jatuh tempo dan catatan opsional
- Simpan sebagai Draft atau kirim langsung
Mengirim Faktur
| Mode | Yang dilihat penerima |
|---|---|
| Pembayaran Online | Langsung ke pemilihan metode pembayaran — tidak ada opsi transfer bank |
| Transfer Bank | Menampilkan detail rekening bank Anda — tidak ada opsi gateway |
| Fleksibel | Penerima memilih antara pembayaran online atau transfer bank |
Melacak Pembayaran
Pembayaran online (gateway)
Transfer bank manual
Tindakan Faktur Lainnya
Dari menu tindakan daftar faktur:
| Tindakan | Kapan tersedia |
|---|---|
| Edit | Hanya Draft — ubah item baris, tanggal jatuh tempo, catatan |
| Duplikasi | Status apa pun — membuat salinan Draft baru |
| Batalkan | Draft atau Dikirim — membatalkan faktur (tidak memengaruhi status anggota) |
| Tandai sebagai Dibayar | Dikirim + hanya mode transfer bank |
| Kembalikan Dana | Dibayar + hanya pembayaran manual — pengembalian dana gateway harus diproses melalui dasbor penyedia pembayaran |
Mengekspor Faktur
Kolom: Referensi, Penerima, Email, Status, Total, Mata Uang, Tanggal Jatuh Tempo, Tanggal Dibuat.
File menggunakan pengkodean UTF-8 dan terbuka dengan benar di Excel.